O Kamishibai: Uma Técnica para aprimorar a Gestão de Qualidade nas Equipes
Kamishibai, o original!
Nasceu como uma forma de contar histórias na rua originada no Japão por volta de 1930. As histórias eram contadas por homens e mulheres nas ruas, escolas e bibliotecas onde a maioria consistiam em 12 a 16 cartas ilustradas. O cartão tinha na parte traseira o texto da história e na frente a Ilustração.
O Kamishibai combina elementos visuais e narrativos para transmitir informações importantes como uma forma de entretenimento para as crianças. No entanto, ao longo do tempo foi adaptado para ser utilizado como uma ferramenta de comunicação e gestão nas empresas que adotaram o Lean.
Aprendi muito do Kamishibai com o mestre Hiroaki Kokudai nos diversos vídeos dele no Youtube, os quais eu indico como uma boa maratona Lean Manufactoring, que é a base de toda a agilidade que usamos hoje.
Kamishibai nas fábricas
No Lean Manufactoring, o Kamishibai é amplamente utilizado gerando resultados incríveis no Sistema de Gerenciamento Diário, como verificações diárias, semanais e mensais de Manutenções de forma Autônoma pelo próprio time.
Estas auditorias de qualidade são realizadas pelos diferentes níveis focavam nos sistemas e padrões de gestão e não em máquinas e equipamentos, como as demais auditorias. O TPM (Manutenção Produtiva Total), é um sistema de melhoria contínua que se concentra na manutenção e operação de equipamentos, verificações regulares dos equipamentos evitam quebras de máquinas devido ao desgaste, superaquecimento, enquanto as auditorias Kamishibai detectam padrões escorregadios e evitam falhas do sistema de gestão Lean.
O Kamishibai na Gestão de Projetos
Como vimos, o foco do Kamishibai é identificar falhas ou alterações não aceitáveis durante os processos pelo próprio time ou seus superiores e utilizaremos este conceito como base.
Nestes mais de 24 anos atuando com tecnologia e principalmente na gestão de projetos e pessoas notei uma grande individualidade justamente na identificação destas falhas nos processos de gestão de projetos, tanto na gestão de projetos Waterfall quanto os Ágeis. Pensando nisso montei um modelo de "Auto-auditoria" justamente nestes pontos.
Os requisitos
Este modelo não tem como objetivo culpar ou apontar as falhas das pessoas como forma de avaliação de desempenho dos gestores de projetos
Este modelo tem como grande objetivo a melhoria contínua dos gestores assim como a colaboração entre o time
A utilização das boas práticas de mercado assim como cases e vivências de todos do time devem ser compartilhadas de acordo com o andamento das auditorias
Um grupo com os gestores de projetos deve ser criado para que o compartilhamento ocorra de forma fluida, pode ser com qualquer ferramenta como o Meeting, Zoom ou o Teams.
Os padrões de qualidade aceitáveis devem ser determinados anteriormente ou criado um plano para a criação destes padrões de acordo com a maturidade do time envolvido
Cada projeto deverá conter um quadro, virtual ou físico, com os "cartões Kamishibai" de cada etapa
O Processo
Etapa 1 - Planejamento
Determinar os projetos elegíveis para o início do programa
Determinar os padrões mínimos esperados assim como as etapas mais críticas
Criar os cartões nos quadros de acordo com os padrões estabelecidos
Etapa 2 - Execução inicial
Nos projetos elegíveis, compartilhe as agendas de gestão com a outra pessoa que executará o Kamishibai
A escolha da pessoa pode ser realizada de várias formas, mas sempre leve em consideração a afinidade entre as pessoas
O gestor que executará o Kamishibai deverá participar das agendas do projeto como um ouvinte atento, sem interferir nas reuniões
Após cada reunião ou de maneira centralizada, deve ocorrer um feedback dos pontos verificados e a criação de um plano de ação para cada ponto de melhoria identificado
Estes planos de ação devem ser acompanhados por ambos os gestores até sua conclusão
Estes pontos de melhoria podem ser compartilhados com o grupo de gestores assim como os planos de ação com a finalidade de manter uma base de conhecimento e de melhorias contínuas do time
Etapa 3 - Revisão dos Padrões de Qualidade
Com a evolução dos planos de ação os pontos mais simples serão superados, com isso os níveis de qualidade dos cartões podem ser revisados, exigindo a atuação em pontos mais complexos
O time pode criar fóruns ou Fishbows para estes temas complexos, solucionando da melhor forma e de maneira corporativa
Este processo de revisão deve ocorrer sempre e, no máximo, trimestralmente.
Os pontos de melhoria corporativa devem estar alinhadas com o planejamento estretégico da Empresa, gerando engajamento e pertencimento.
Etapa 4 - Tornando Corporativo
Quando a maioria dos projetos estiverem com a execução do Kamishibai, será importante expandir para as demais áreas, adaptando o que for necessário mas mantendo o objetivo
Isso deve ser realizado para que a qualidade seja elevada não somente na gestão do projeto, mas em todas as áreas correlatas
Somente assim a qualidade do seu produto ou serviço será elevada de forma homogênia
Com este processo estabeleceremos uma perspectiva de atenção aos detalhes dos projetos assim como um padrão elevado ao mais alto conhecimento dos mais experientes do time "nívelando por cima" todo o time, reduzindo a variabilidade nos resultados entre os diferentes gestores construindo processos brilhantes que qualquer pessoa pode executar perfeitamente.
Uma das principais vantagens do Kamishibai é a sua capacidade de transmitir informações de forma visual e clara. Utilizando cartões ilustrados, é possível comunicar procedimentos, metas, indicadores de desempenho e outros aspectos importantes da gestão de qualidade.
Espero que tenham gostado!
Referências: